I kategoristyrning delar ni in allt företaget köper i grupper av liknande varor och tjänster, till exempel IT, transporter eller förbrukningsmaterial. Varje kategori får en ansvarig och en egen strategi. Då kan ni samla volymer, välja rätt sorts leverantörsrelation och följa upp avtalen på ett ställe.
Så arbetar ni med en kategori
- 1
Gör en spendanalys
Ta fram vad ni köper, av vem och för hur mycket. Fakturorna och leverantörsreskontran är det vanliga underlaget.
- 2
Dela in i kategorier
Gruppera inköpen efter vad de är och vilka leverantörer som kan leverera dem, inte efter vilken avdelning som beställer.
- 3
Analysera varje kategori
Bedöm hur mycket kategorin påverkar resultatet och hur stor risken är hos leverantörerna. Kraljics matris är ett vanligt verktyg för det.
- 4
Ta fram en strategi
Bestäm hur kategorin ska köpas: samla volymer, konkurrensutsätta, bygga ett längre samarbete eller minska beroendet av en enda leverantör.
- 5
Följ upp
Mät utfallet mot strategin, till exempel avtalstrohet, pris och leveransprecision. Uppdatera strategin när förutsättningarna ändras.
Kategoristyrning i ett mindre företag
Metoden kräver ingen stor inköpsavdelning. I ett mindre företag kan en person ansvara för flera kategorier. Det viktiga är att någon har överblick över varje kategori och att beställningarna går via de avtal som finns.
Frågor om kategoristyrning
- Vad är skillnaden mellan kategoristyrning och strategiskt inköp?
- Kategoristyrning är en del av strategiskt inköp. Strategiskt inköp gäller hela inköpsarbetet, från behov till uppföljning. Kategoristyrning är metoden för att dela upp det arbetet per kategori.
- Hur många kategorier behöver vi?
- Så få att varje kategori har en ansvarig som hinner arbeta med den. Börja med de kategorier där ni köper mest eller där risken är störst.
- Vem ska vara kategoriansvarig?
- Den som känner kategorin bäst, oftast en inköpare tillsammans med någon från verksamheten som använder det som köps.
