Det finns två sätt att sköta kompetensutveckling. Det ena är att reagera: någon påpekar ett behov, en kurs bokas, ett kvitto arkiveras. Det andra är att bestämma en gång per år vad organisationen ska kunna, köpa det samlat och fördela det under året. Det andra sättet är billigare, går snabbare att redovisa och är framför allt det enda som klarar frågan vem som har gått vad.
Fyra steg, en gång om året
- 1
Lista rollerna, inte personerna
Personer byter jobb och listan blir fel. Roller är stabila: en inköpare behöver samma saker nästa år, oavsett vem som är inköpare då. Börja med tio till femton roller, inte med hundra namn.
- 2
Skilj på måste och borde
Det som ett regelverk kräver har ett datum och ingen förhandling. Det som höjer kvaliteten på arbetet har varken, och konkurrerar därför alltid ut sig självt om de två står i samma lista. Håll dem isär.
- 3
Köp licenserna samlat
Priset per licens sjunker med antalet, och en licens som ligger i organisationens pool är inte knuten till någon förrän ni delar ut den. Det gör det möjligt att köpa efter behov och fördela efter kalender.
- 4
Fördela kvartalsvis och följ upp
Att dela ut alla licenser i januari ger fyrtio personer samma deadline och ingen som går. Fyra mindre omgångar går att följa upp, och den som halkar efter syns medan det fortfarande går att göra något.
Licenspoolen är det som gör det möjligt
En beställning är ett antal licenser till er organisation, inte ett antal namngivna deltagare. Den som köpte blir administratör och delar ut dem i portalen, till sig själv också. En licens som inte påbörjats kan flyttas till någon annan – vilket är precis vad som behövs när någon slutar i mars.
Vad som brukar gå fel
- Planen skrivs i ett dokument som ingen öppnar igen. Den ska ligga där licenserna ligger.
- Allt delas ut samtidigt, vilket ger noll genomförande fram till en vecka före årsskiftet.
- Ingen äger uppföljningen. Utan en namngiven person blir det ingens ansvar i mars.
- Måste-utbildningarna prioriteras ned för att de saknar en intern förespråkare, till skillnad från kurserna någon själv vill gå.
- Kursintygen samlas aldrig in, och när en kund frågar börjar ett arbete som skulle ha varit gjort.
Redovisningen är en biprodukt, inte ett projekt
Om planen ligger där licenserna ligger, och intygen skapas när provet är godkänt, är frågan om vem som har gått vad redan besvarad. Det som gör redovisning tungt är nästan alltid att uppgifterna finns på fyra ställen – i en kalender, i en pärm, i en mejlkorg och i någons huvud.
Vanliga frågor
- Hur många licenser bör vi köpa?
- Utgå från rollerna, inte från budgeten. Räkna antalet personer i varje roll som ska ha gått utbildningen vid årets slut och lägg till några för nyanställningar – outdelade licenser är inte förbrukade.
- Kan vi lägga till fler under året?
- Ja. En ny beställning läggs till samma pool. Har ni passerat en volymgräns i det första köpet gäller den gränsen för det köpet; hör av er om ni planerar att växa under året så tittar vi på det.
- Vem bör äga planen?
- Den som redan äger något som liknar den – HR, kvalitet eller den som svarar när en kund begär dokumentation. Det viktiga är att det är en person och inte en funktion.
Vill ni ha hjälp att sätta planen?
Beskriv organisationen kort så föreslår vi en uppdelning per roll och vad den skulle kosta.
Kontakta oss
